Un processo richiede troppi passaggi manuali?

Quando un processo è un buon candidato alla digitalizzazione

• Passaggi ripetitivi
• Più persone o uffici coinvolti
• Approvazioni da uno o più responsabili
• Controlli da fare prima di andare avanti
• Documenti da allegare o consultare
• Notifiche o solleciti da inviare a mano
• Scadenze da tenere a mente
• Storico da ricostruire in caso di dubbi
• Errori di trascrizione tra un passaggio e l’altro

Prima mappiamo, poi sviluppiamo

Mappiamo il processo reale, con le sue eccezioni, prima di scrivere una riga di codice.

Automazione non vuol dire sostituire le persone

L’obiettivo è togliere il lavoro che non richiede una decisione umana: copia/incolla, solleciti manuali, ricerche di documenti, passaggi ridondanti, ricostruzione dello storico a memoria.

Dove l’AI può essere utile

• Classificazione automatica di documenti in ingresso
• Estrazione di dati da documenti non strutturati
• Ricerca semantica su archivi e pratiche pregresse
• Prioritizzazione delle richieste in coda
• Suggerimenti in fase di lavorazione
• Controllo di anomalie rispetto ai casi tipici

Come posso digitalizzare una procedura fatta di email, approvazioni e documenti?

Si parte mappando gli attori e i passaggi reali del processo — non quello scritto in una procedura mai aggiornata — e si costruisce uno strumento che segue quel flusso, con notifiche, storico e controlli al posto di email e file sparsi.

Casi reali