Giacenze, ordini, spedizioni e fatturazione su sistemi diversi, senza una vista unica e senza continuità operativa. Ecco come abbiamo costruito per Intergroup una web app di logistica integrata, con un’innovazione nel tracciamento delle consegne premiata da Assologistica con «Il Logistico dell’Anno» nel 2019.
Il problema: magazzino, spedizioni e fatturazione su binari separati
Intergroup opera nella logistica conto terzi (3PL), un settore dove un solo punto cieco — una giacenza non aggiornata, una spedizione di cui si perdono le tracce, una fattura disallineata dall’ordine reale — si traduce subito in un cliente scontento o in una merce ferma. Prima del nostro intervento, giacenze, ordini, spedizioni e fatturazione vivevano su strumenti diversi, senza una vista unica che permettesse di seguire un ordine dall’arrivo in magazzino fino alla consegna.
- Nessuna visibilità in tempo reale sullo stato di avanzamento degli ordini durante il picking e l’imballaggio.
- Coordinamento tra uffici direzionali e operatori sul campo affidato a comunicazioni informali, con margine di errore nello smistamento.
- Tracciamento delle consegne affidato a vettori e autisti terzi, spesso restii a installare app proprietarie complesse per un singolo giro di consegne.
- Centralino intasato dalle telefonate dei clienti finali, che chiamavano il magazzino e la struttura di coordinamento per sapere se la loro merce era stata consegnata.
- Un settore che non si ferma: la logistica conto terzi richiede continuità operativa, non una finestra di disponibilità a orario d’ufficio.
La soluzione: una piattaforma unica, operativa H24/365
Abbiamo sviluppato una web app che unifica il monitoraggio delle giacenze, la predisposizione degli ordini di evasione, il tracciamento delle spedizioni e il controllo della fatturazione in un solo posto, accessibile in qualsiasi momento — non solo durante l’orario di ufficio, ma nella logica H24/365 con cui lavora davvero la logistica conto terzi. Il primo beneficio concreto di questa disponibilità continua è che i clienti stessi possono inserire un ordine a qualsiasi ora, senza aspettare l’apertura degli uffici.
Ordini clienti H24 con integrazione Navision
Il cliente inserisce l’ordine in autonomia in qualsiasi momento tramite l’app; l’interfacciamento diretto con le API di Navision lo immette immediatamente nei sistemi gestionali interni, senza reinserimento manuale né attese fino all’orario di ufficio.
Monitoraggio preparazione merci ed evasione ordini
Visualizzazione in tempo reale dello stato di avanzamento degli ordini (picking, imballaggio, pronti per la spedizione), con azzeramento degli errori di prelievo e procedura guidata per gli operatori.
Gestione carico camion e baie di imbarco
Ottimizzazione delle sequenze di caricamento sui mezzi di trasporto, pianificazione degli slot nelle baie di carico e verifica della corrispondenza tra lista di spedizione e merce effettivamente caricata.
Tracciamento consegne con terzi via WhatsApp
Per tracciare le consegne di vettori o autisti terzi senza installare app dedicate, l’autista scambia via chat le foto della bolla firmata o di eventuali danni: un’innovazione premiata da Assologistica con «Il Logistico dell’Anno» nel 2019.
Gestione RMA (resi, assistenza e garanzie)
Modulo dedicato al flusso dei resi: presa in carico delle richieste di assistenza, gestione dei rientri in magazzino, tracciamento delle riparazioni o sostituzioni di parti in garanzia.
Come funziona il tracciamento consegne via WhatsApp
- L’autista scambia foto della consegna, della bolla firmata o di eventuali danni direttamente in chat, senza installare alcuna app.
- L’intelligenza artificiale di Google Vision analizza l’immagine per verificare che sia leggibile e correttamente inquadrata e per riconoscere se la bolla è firmata.
- Servizi esterni di OCR leggono il testo del documento, mentre il riconoscimento del QR code stampato sulla bolla aggancia automaticamente la consegna al relativo ordine di evasione.
- La piattaforma archivia le immagini, associandole istantaneamente alla spedizione nel database centrale.
- Zero attrito per vettori e autisti terzi, che spesso rifiutano app proprietarie complesse.
Un’interfaccia per i clienti, non solo per gli autisti
Il tracciamento via WhatsApp non serve solo a coordinare l’autista: le foto e le conferme raccolte alimentano una web app (PWA) pensata per ridurre l’attrito che nasceva dalle continue telefonate dei clienti al magazzino e alla struttura di coordinamento. Oggi ogni cliente ha un’interfaccia dove può inserire un ordine a qualsiasi ora — con inserimento immediato nei sistemi gestionali interni tramite le API di Navision — vedere in tempo reale se la propria merce è stata consegnata e visionare direttamente la bolla con la firma di ricezione, senza dover chiamare nessuno per saperlo.
Integrazione con i dispositivi già in magazzino
Non abbiamo chiesto a Intergroup di cambiare l’hardware già in uso: il software si collega direttamente ai dispositivi industriali presenti in magazzino — palmari rugged Android, lettori barcode e QR code, stampanti termiche industriali per l’etichettatura automatica di magazzino, segnacollo e codici di lotto.
Software a pacchetto vs soluzione custom
| Esigenza logistica | Software generico a pacchetto | Soluzione custom Yayamedia |
|---|---|---|
| Aderenza al flusso operativo | Procedura rigida preimpostata a cui l’azienda deve adattarsi. | Modellata al 100% sui processi di magazzino e produzione reali. |
| Tracciamento vettori terzi | Richiede il download di app proprietarie spesso rifiutate dagli autisti. | Integrazione WhatsApp (Il Logistico dell’Anno, Assologistica 2019): scambio foto e POD via chat immediata. |
| Gestione RMA e garanzie | Moduli rigidi o gestiti su fogli di calcolo separati. | Flusso RMA integrato nativo per resi, riparazioni e sostituzioni. |
| Proprietà e costi | Canoni ricorrenti di licenza per ogni utente/operatore. | Piena titolarità del codice sorgente (IP) al cliente, senza canoni utente. |
Intergroup — logistica integrata
- Clienti che inseriscono ordini H24, con immissione immediata nei gestionali interni via API Navision.
- Azzeramento degli errori procedurali di smistamento.
- Piena visibilità sulle giacenze in tempo reale.
- Perfetta comunicazione tra uffici direzionali e operatori sul campo.
- Clienti autonomi nel verificare consegne e bolla firmata via web app, senza intasare il centralino.
Sfida, soluzione e risultati in un colpo d’occhio.
Un sistema che cresce con il magazzino
Non siamo partiti da un prodotto preconfezionato: abbiamo analizzato il flusso reale di Intergroup — come arrivano gli ordini, come si organizzano i picking, come si tracciano le spedizioni — e costruito il software attorno a quel processo, con un’architettura modulare che si amplia quando servono nuove funzioni, senza dover ripartire da zero. Lo stesso approccio guida ogni progetto di logistica conto terzi, produzione e stoccaggio, o distribuzione che affrontiamo.
Domande frequenti
- Possiamo integrare questa piattaforma con il nostro vecchio ERP aziendale?
- Sì. Grazie al nostro approccio API-first, sviluppiamo connettori custom per far dialogare il nuovo sistema con il tuo ERP (Microsoft Dynamics 365 Business Central/Navision, SAP, Zucchetti, AS400), scambiando dati in tempo reale senza interrompere l’operatività.
- Come funziona il tracciamento delle consegne via WhatsApp premiato come «Il Logistico dell’Anno»?
- L’autista riceve un messaggio e invia la foto della bolla firmata o della merce consegnata direttamente nella chat. Il nostro backend elabora l’immagine, la associa all’ordine di spedizione e aggiorna lo stato di consegna nel gestionale, senza che l’autista debba installare o configurare alcuna app.
- Quanto tempo serve per avere un sistema di gestione magazzino funzionante?
- Con un approccio a moduli progressivi, le funzioni più critiche — giacenze e ordini — sono in genere operative in 3-4 mesi; le integrazioni e i moduli aggiuntivi si aggiungono nelle fasi successive.
- Cosa succede se il volume di ordini cresce nel tempo?
- L’architettura è pensata per scalare: gira su infrastruttura cloud AWS con server dedicati, dimensionabili in base al volume reale di ordini e utenti.