Uno studio di consulenza che segue centinaia di farmacie non può basare le decisioni sul bilancio di fine anno. Ecco come abbiamo costruito per SEDIVA una piattaforma di controllo di gestione che misura la redditività reparto per reparto, in tempo reale, su una rete di oltre 800 farmacie clienti.
Collaboriamo da qualche anno con Yayamedia, è una società molto seria ed affidabile. Insieme abbiamo costruito un modello di consulenza importante e faticoso ma sempre con estrema professionalità. Consigliatissimi!
Il problema: farmacie gestite guardando lo specchietto retrovisore
Gestire una farmacia con un approccio manageriale moderno significa superare i limiti della sola contabilità tradizionale. Quando SEDIVA — realtà di consulenza specializzata nel settore farmaceutico — si è rivolta a noi, il problema non era la mancanza di dati contabili, ma l’impossibilità di trasformarli in decisioni prima che fosse troppo tardi per intervenire.
- Visibilità solo a consuntivo: decisioni di investimento o fiscali basate sul bilancio di fine anno, quando ormai i margini dell’anno sono già scritti.
- Analisi cieca sui reparti: nessuna leggibilità della redditività reale dei singoli reparti (etico, dermo-cosmesi, integratori, sanitario), quindi nessun criterio oggettivo per ottimizzare gli spazi espositivi.
- Personale valutato a intuito: assenza di indicatori oggettivi sull’incidenza e sulla resa del personale di banco rispetto ai ricavi.
- Dati contabili e di magazzino su binari separati, che impedivano qualsiasi simulazione predittiva di cassa o di marginalità.
Il vincolo di scala: uno studio, centinaia di farmacie
A complicare il problema c’era la scala: SEDIVA non doveva controllare la gestione di una farmacia, ma fornire lo stesso servizio a una rete di centinaia di farmacie clienti in tutta Italia, ciascuna con dati economico-finanziari riservati che non potevano mescolarsi tra loro. Serviva una piattaforma pensata fin dall’origine per essere multi-tenant, non un gestionale da farmacia adattato in un secondo momento a uso di uno studio.
La soluzione: una piattaforma che parla il linguaggio della farmacia
Non partivamo da un prodotto preconfezionato: abbiamo costruito la piattaforma attorno al processo reale con cui lo studio e i titolari analizzano una farmacia ogni mese. Per la contabilità l’integrazione è nativa: ci colleghiamo direttamente a TeamSystem, senza chiedere allo studio di cambiare sistema. Per il magazzino, oggi un modulo di inserimento sintetico permette un caricamento rapido di giacenze e venduto, mentre un connettore diretto con WinPharm è allo studio per arrivare alla stessa integrazione automatica.
Integrazione contabile avanzata e data ingestion
Interfacciamento nativo con TeamSystem per l’importazione e l’elaborazione diretta dei dati contabili di studio, e un modulo di inserimento sintetico del magazzino per il caricamento rapido di giacenze e venduto (con connettore diretto per WinPharm allo studio).
Simulatori di redditività e decisioni strategiche
Analisi di dettaglio dei margini per categoria merceologica per valutare la corretta ripartizione degli spazi fisici in farmacia, valutazione della produttività e dell’incidenza del costo del personale sui ricavi, e strumenti di simulazione predittiva per testare scenari futuri di spesa, acquisti o riorganizzazione prima di applicarli sul campo.
Piattaforma cloud multi-tenant ad accesso riservato
Un pannello consulente/commercialista con vista consolidata per monitorare e comparare centinaia di farmacie clienti, e un pannello titolare con dashboard semplificata e intuitiva focalizzata sui KPI chiave della singola farmacia.
Sicurezza e proprietà: dati sensibili, cliente sempre proprietario
Dati contabili e finanziari di centinaia di farmacie sono informazioni ad alta sensibilità commerciale. La piattaforma è stata progettata attorno a questo vincolo fin dall’inizio, non irrobustita in un secondo momento:
- Infrastruttura cloud AWS ad elevate prestazioni, con connessioni crittografate end-to-end (SSL/TLS) e autenticazione a più fattori (MFA).
- Opzioni avanzate di rete: accesso via VPN dedicata, oppure installazione dell’intero stack on-premises sui server del cliente — in questo caso il costo infrastrutturale passa al cliente, mentre il nostro affiancamento resta lo stesso.
- Proprietà del codice sorgente rilasciata al cliente, senza canoni ricorrenti calcolati sul numero di postazioni o utenti; il know-how resta nostro, salvo un NDA che stabilisca diversamente.
SEDIVA — oltre 800 farmacie in Italia
- La piattaforma supporta oggi l’analisi e il controllo di gestione per una rete di oltre 800 farmacie clienti in Italia.
- Consulenti di studio e titolari hanno finalmente uno strumento comune per calcolare la redditività reale dei reparti, non solo il fatturato aggregato.
- Le decisioni strategiche — acquisti, riorganizzazione degli spazi, gestione del personale — si basano su simulazioni prima di essere applicate sul campo, non su un bilancio letto a consuntivo.
Sfida, soluzione e risultati in un colpo d’occhio, con la testimonianza del cliente.
Un modello che va oltre le farmacie
Anche se nato per il settore farmaceutico, lo stesso approccio si adatta bene a qualsiasi attività che gestisce la commercializzazione di prodotti suddivisi in reparti — profumerie, negozi di ottica, punti vendita specializzati e GDO di nicchia — ovunque serva misurare la redditività reparto per reparto invece di un unico fatturato aggregato.
Un partner per il controllo di gestione, non solo un fornitore di software
Il progetto SEDIVA dimostra che quando un servizio di consulenza deve scalare su centinaia di clienti mantenendo dati riservati e analisi puntuali per ciascuno, le soluzioni generiche o i fogli Excel condivisi si rivelano inadeguati. Serve un’architettura multi-tenant pensata da zero attorno al processo reale con cui consulenti e titolari prendono decisioni — la stessa logica con cui affrontiamo ogni progetto di business intelligence e controllo di gestione.
Domande frequenti
- Il software è adatto anche a singole farmacie o a piccoli gruppi?
- Sì. La piattaforma è nata per gestire la complessità di oltre 800 farmacie per conto di un grande studio di consulenza, ma si adatta perfettamente alle esigenze di singoli titolari o catene locali che desiderano un controllo di gestione avanzato.
- Come vengono protetti i dati economico-finanziari delle farmacie?
- Tutta la piattaforma risiede su server dedicati AWS protetti da protocolli SSL, autenticazione forte MFA ed eventuale accesso tramite VPN crittografata o installazione locale on-premises.
- Quanto tempo serve per avere la piattaforma operativa?
- Con un approccio a moduli progressivi, l’integrazione contabile e le prime dashboard sono in genere operative in 3-4 mesi; i simulatori di redditività e le funzioni avanzate si aggiungono nelle fasi successive.
- Il sistema regge un network di centinaia di farmacie con dati riservati per ciascuna?
- Sì: l’architettura multi-tenant separa i dati di ogni farmacia cliente, con un pannello consulente che vede la vista consolidata e un pannello titolare che vede solo i propri numeri.