Una rete di volontari che cresce non può continuare a organizzarsi tra gruppi WhatsApp affollati e liberatorie cartacee. Ecco come abbiamo costruito per Retake ETS una piattaforma che coordina 250+ gruppi locali, automatizza la copertura assicurativa via PEC e misura l’impatto reale di ogni iniziativa.
Ci serviva uno strumento semplice per gestire eventi e numeriche: hanno capito subito le esigenze, sempre disponibili, risposte rapide e soluzioni efficaci anche nei momenti critici.
Il problema: superare il caos di Facebook e WhatsApp
Retake ETS coordina una rete di attivisti che si prende cura degli spazi pubblici in tutta Italia. Affidarsi a canali informali per organizzare una rete di questa scala genera dispersione delle informazioni e rischi burocratici concreti, non solo disordine.
- Dispersione dei messaggi: chat WhatsApp sovraffollate e gruppi Facebook in cui le date, gli orari e i luoghi degli eventi si perdono nel flusso dei commenti.
- Firma liberatorie e burocrazia cartacea: processi di registrazione farraginosi che rallentano l’inizio delle attività sul campo.
- Barriere all’ingresso per i nuovi volontari: registrazioni rigide che scoraggiano chi vuole partecipare a un singolo evento di prova.
- Complessità burocratica ed assicurativa: rischio di ritardi nella trasmissione degli elenchi alle compagnie assicurative per la copertura infortuni.
La soluzione: un hub unico per una rete distribuita sul territorio
Non abbiamo costruito un gestionale per una singola sede, ma una piattaforma pensata fin dall’inizio per reti di gruppi locali autonomi, ciascuno con la propria attività sul territorio ma visibile a una direzione centrale.
Onboarding digitalizzato, GDPR e tesseramento "zero carta"
Nessun modulo cartaceo da firmare sul posto: l’iscrizione e il tesseramento avvengono online con accettazione digitale del regolamento e dell’informativa privacy. Il sistema supporta l’iscrizione temporanea per un singolo evento di prova, l’iscrizione stabile con profilazione completa, e l’inserimento "on-the-field" — registrazione lampo da smartphone eseguita dall’admin per i nuovi arrivati del giorno.
Automatismo assicurativo via PEC
Prima di ogni iniziativa, il sistema raccoglie le anagrafiche dei partecipanti e genera e invia automaticamente una PEC alla compagnia assicurativa, certificando con valore legale data, ora e nominativi coperti.
Hub unico di comunicazione e mappa interattiva
La piattaforma sostituisce i gruppi social con una mappa interattiva geolocalizzata degli eventi e un canale di dialogo diretto (Q&A) tra partecipanti e admin locali per indicazioni logistiche e aggiornamenti in tempo reale.
Resoconto d’evento e mappatura dell’impatto (check-out)
A fine evento, l’admin effettua il check-out operativo: una registrazione guidata dei presenti effettivi e delle metriche prodotte (kg di rifiuti raccolti, metri quadri di prato sfalciato, alberi piantati), che alimentano la mappa storica delle azioni svolte e la rendicontazione sociale — oggi oltre 110.000 kg di rifiuti vengono raccolti ogni anno grazie all’azione dei volontari.
Dashboard di gruppo con benchmark comparativo
Ogni admin locale dispone di una dashboard con le statistiche aggiornate in tempo reale sull’attività del proprio gruppo, potendo confrontare le proprie prestazioni con i valori medi degli altri gruppi attivi nella stessa area di azione.
Sicurezza e conformità legale per gli ETS
- La PEC viene generata e inviata automaticamente alla compagnia assicurativa prima dell’inizio di ogni iniziativa, senza intervento manuale.
- Il documento certifica con valore legale la data, l’ora e i nominativi esatti dei partecipanti soggetti a copertura.
- Azzera il rischio di ritardi nella trasmissione degli elenchi, il principale punto debole della gestione cartacea.
Architettura operativa: backend amministrativo e app da campo
L’infrastruttura si divide in due componenti perfettamente integrate:
- Backend amministrativo (desktop web): una console centrale ad uso della direzione dell’associazione per la gestione completa dei database, il controllo dei volontari, l’approvazione dei gruppi e l’analisi dei dati di impatto.
- App e PWA omnicanale (mobile da campo): gli attivisti e gli organizzatori sul posto operano da smartphone tramite Web App/PWA via browser o tramite app native scaricabili da Apple App Store e Google Play Store.
- Piena proprietà intellettuale (IP): il codice sorgente è rilasciato al cliente, che ne resta unico proprietario — nessun canone calcolato sul numero di volontari o admin che lo usano, né vincoli che leghino il funzionamento del sistema a Yayamedia. Il know-how sviluppato resta parte della nostra esperienza, salvo un NDA che stabilisca diversamente.
Retake ETS — la prova dei numeri
- 12.000+ attivisti iscritti e profilati a sistema.
- 250+ gruppi locali attivi e coordinati su tutto il territorio nazionale, con Roma capofila per volume di attività.
- 8.123+ eventi organizzati e gestiti con successo, tracciamento metrico e copertura assicurativa PEC automatizzata.
- 110.000+ kg di rifiuti raccolti ogni anno dall’azione dei volontari, misurati tramite il check-out di evento.
Sfida, soluzione e risultati in un colpo d’occhio, con la testimonianza del cliente.
Una piattaforma che cresce con la rete di attivisti
Non siamo partiti da un prodotto preconfezionato: abbiamo analizzato come Retake organizza davvero le iniziative — dall’adesione dei volontari alla rendicontazione finale — e costruito la piattaforma attorno a quel processo, con un’architettura modulare pronta a crescere insieme alla rete sul territorio. Lo stesso approccio guida ogni progetto per associazioni ed Enti del Terzo Settore con reti attive su più aree geografiche.
Domande frequenti
- Come funziona l’accettazione della privacy e delle liberatorie durante l’iscrizione?
- L’utente accetta il regolamento e la normativa GDPR con una semplice spunta digitale durante la registrazione online. Non è richiesta alcuna firma cartacea sul campo.
- È possibile effettuare donazioni all’associazione tramite l’app?
- La piattaforma facilita la raccolta fondi inserendo link di donazione in tutti i punti di contatto (eventi, e-mail, schede), reindirizzando l’utente in modo sicuro verso lo strumento di pagamento esterno scelto dall’associazione.
- Quanto tempo serve per avere la piattaforma operativa per la mia associazione?
- Con un approccio a moduli progressivi, l’onboarding dei volontari e la gestione eventi sono in genere operativi in 3-4 mesi; l’automatismo PEC e i moduli di rendicontazione si aggiungono nelle fasi successive.
- Il sistema regge più gruppi locali che organizzano eventi in contemporanea su tutto il territorio?
- Sì: è pensato proprio per reti distribuite, con permessi granulari per gli admin locali e un backend centrale che dà alla direzione visibilità su tutti i gruppi e le iniziative in corso.