Molte aziende che lavorano a progetto scoprono troppo tardi se una commessa è in perdita. Come tenere sotto controllo costi e ricavi, dalla preventivazione alla chiusura.
Le aziende che lavorano a commessa — studi di progettazione, agenzie, società di servizi — condividono un rischio: capire se un progetto è stato davvero redditizio solo quando è ormai concluso. Un buon controllo di gestione delle commesse serve esattamente a questo: sapere in tempo reale, e non a posteriori, dove si sta guadagnando e dove si sta perdendo.
Preventivo e consuntivo, sempre a confronto
Tutto parte dalla preventivazione: si pianificano le attività, i ruoli coinvolti, i servizi esterni e i materiali, definendo per ogni voce un costo atteso e un ricavo previsto. Quando la commessa parte, entra in fase di consuntivo: costi e ricavi reali si affiancano a quelli previsti, voce per voce. Il confronto costante tra i due è ciò che rende visibile la redditività mentre il progetto è ancora in corso.
- Costi e ricavi previsti definiti già in fase di preventivo
- Consuntivo aggiornato man mano che il lavoro avanza
- Redditività complessiva e per centro di costo (persone, servizi, materiali)
- Margine di intervento finché si è ancora in tempo per correggere
Il timesheet è il cuore del sistema
La voce di costo più difficile da controllare è il tempo delle persone. Un timesheet semplice, in cui ciascuno annota le attività svolte sulle diverse commesse, trasforma le ore in dati economici. Distinguere la quota fatturabile da quella effettivamente addebitabile al cliente permette di capire non solo quanto si è lavorato, ma quanto quel lavoro ha realmente prodotto.
Dalla commessa alla decisione
Quando questi dati confluiscono in una dashboard, smettono di essere adempimento e diventano strumento di decisione: quali tipi di progetto sono più redditizi, dove i preventivi sono sistematicamente sottostimati, quali risorse sono sovraccariche. È lo stesso principio di controllo di gestione che applichiamo in progetti come quello per SEDIVA, dove analisi dei reparti, budget e simulazioni convivono in un unico sistema.
Domande frequenti
- Che differenza c’è tra ore fatturabili e addebitabili?
- Le ore fatturabili sono quelle produttive potenzialmente vendibili; quelle addebitabili sono la quota effettivamente riconosciuta dal cliente sulla commessa. Distinguerle è essenziale per misurare la redditività reale.
- Un sistema del genere è utile solo alle grandi aziende?
- No. Anche una piccola struttura che lavora a progetto trae vantaggio dal sapere in tempo reale se una commessa è in utile: bastano un preventivo strutturato e un timesheet semplice da compilare.