GALLERIA DORIA PAMPHILJ – Biglietteria museale & Gestione archivio

Cliente: Galleria Doria Pamphilj – Collezione privata della famiglia Doria Pamphilj
Settore: Arte, cultura e turismo

La Galleria Doria Pamphilj è tra i più importanti musei privati di Roma, visitata ogni anno da decine e decine di migliaia di persone. Ospita una celebre quadreria, arredi storici, oggetti d’arte e un vastissimo archivio documentale della famiglia che copre oltre sei secoli di storia.

Conservare e organizzare secoli di storia era diventata una sfida sempre più complessa.

• Gestione complessa dei beni: dipinti, mobili, oggetti, tutti da catalogare e rendere ricercabili.
• Archivio documentale: migliaia di faldoni con descrizioni dei documenti, da organizzare e rendere accessibili agli addetti ai lavori.
• Esperienza del visitatore: semplificare l’accesso e la biglietteria, riducendo le code e predisponendo canali digitali per la vendita dei biglietti.
• Accessi differenziati: mantenere l’archivio riservato a personale interno e famiglia, senza esposizione pubblica, ma garantendo un sistema robusto e sicuro.

Yayamedia ha sviluppato una piattaforma digitale integrata che comprende:

• un backend archivistico ad uso riservato per la catalogazione e gestione della quadreria, degli arredi, degli oggetti d’arte e dell’archivio documentale;
• funzioni di descrizione dei faldoni, con schede dettagliate per il contenuto dei documenti; gestione fotografica dei beni artistici, con metadatazione e ricerca interna;
• una WebApp di biglietteria con emissione ticket all’ingresso;
• predisposizione per la vendita online e per l’installazione di totem di self-provisioning, in modo da ridurre le code e distribuire i flussi dei visitatori.

Il sistema biglietteria è appena entrato in funzione: i benefici concreti saranno misurabili nei prossimi mesi. I vantaggi già attesi sono:

• Migliore organizzazione interna del patrimonio artistico e documentale;
• Tracciabilità e catalogazione dei beni fotografici e archivistici;
• Riduzione progressiva delle code grazie all’automazione della biglietteria;
• Possibilità di crescita futura con vendita online e totem interni per il self-service dei biglietti.

Gli strumenti che rendono più semplice la gestione del museo:

• Backend archivistico per quadreria, beni e faldoni documentali
• Schede descrittive dei faldoni con contenuti organizzati
• Catalogo fotografico per opere e oggetti d’arte
• Sistema di biglietteria con emissione ticket integrata
• Predisposizione per vendita online e totem di self-service Dashboard di controllo per staff e famiglia

Domande e Risposte:

Sono previste funzionalità di vendita online?
Sì, la piattaforma è predisposta per integrare biglietteria online e totem di self-provisioning da porre all’ingresso del museo.

L’archivio documentale è consultabile dal pubblico?
No, il sistema è riservato al personale interno e alla famiglia.

Quali beni sono stati fotografati e catalogati?
Tutti i beni artistici (dipinti, arredi, oggetti), mentre per l’archivio documentale sono disponibili schede descrittive del contenuto dei faldoni.

È possibile integrare nuove funzioni in futuro?
Sì, la piattaforma è scalabile e modulare.

Retake, un’associazione di volontariato che si occupa del recupero di territori urbani degradati, ha commissionato alla Yayamedia lo sviluppo di una web-app personalizzata. Questa applicazione consente ai volontari  dell’associazione di gestire la creazione degli eventi, l’invio degli inviti a tutti i membri di un gruppo o di un’area specifica, la raccolta delle adesioni e la registrazione dei risultati ottenuti durante gli eventi, come per es. la quantità di rifiuti raccolti, le aree verdi recuperate o gli alberi piantati. Inoltre, la web-app svolge un ruolo cruciale nel certificare la presenza dei partecipanti agli eventi, al fine di attivare le coperture assicurative necessarie.

La sfida principale consisteva nella creazione di interfacce estremamente semplici e intuitive per consentire ai volontari di svolgere compiti complessi come la creazione di eventi. Inoltre, era importante sviluppare un software accessibile sia da smartphone (iOS e Android) che da desktop (Windows e MacOS), per consentire agli utenti di utilizzare il dispositivo preferito in base alle proprie esigenze operative. L’obiettivo finale era fornire un’esperienza utente fluida e uniforme, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, per facilitare la partecipazione attiva dei volontari e migliorare l’efficienza globale delle attività di Retake.