ATS-COSVIG – Gestione pratiche di finanziamento

Cliente: ATS-COSVIG – Agenzia per lo sviluppo territoriale
Settore: Gestione di pratiche di finanziamento e bandi per imprese

ATS-COSVIG supporta le imprese nell’accesso ai finanziamenti agevolati, semplificando la gestione delle pratiche e garantendo trasparenza nei rapporti con aziende, consulenti e istituti di credito.

Negli anni ATS-COSVIG si è trovato a gestire un numero sempre crescente di richieste di finanziamento provenienti da imprese locali.

Le criticità principali:

• pratiche istruttorie complesse e numerose;
• carico eccessivo per pochi operatori interni;
• scambio continuo di documenti via mail e PEC, con rischio di errori e lentezze;
• necessità di trasparenza e tracciabilità per banche, fondo MCC e imprese.

Yayamedia ha sviluppato un software gestionale modulare, cresciuto negli anni in più fasi evolutive (dal 2011 ad oggi). La piattaforma consente di:

• gestire online l’intero workflow delle pratiche di finanziamento; distribuire parte del lavoro ai consulenti territoriali con un front-end dedicato;
• automatizzare notifiche e comunicazioni (mail, PEC, allegati, modelli predefiniti);
• integrare funzioni avanzate come scoring automatico tramite banche dati esterne;
• archiviare in modo sicuro documenti e allegati, con storico sempre disponibile;
• fornire dashboard e reportistica per monitorare carichi, pratiche e risultati.

In 15 anni sono state gestite oltre 55.000 richieste di garanzia per un totale di 7 miliardi di € di finanziamenti.

• Efficienza: capacità di gestire un volume di pratiche aumentato di oltre 10 volte senza incremento proporzionale del personale.
• Riduzione tempi di lavorazione grazie a wizard guidati e automatismi.
• Trasparenza: ogni pratica è tracciata, con storico completo di documenti e comunicazioni.
• Maggiore collaborazione tra sede centrale e territorio grazie al front-end distribuito.
• Scalabilità: la piattaforma è stata ampliata negli anni con nuove sezioni e funzionalità, mantenendo compatibilità con le versioni precedenti.

Queste le principali funzionalità:

• Gestione completa del workflow pratiche (apertura → lavorazione → chiusura)
• Front-end territoriale per inserimento pratiche e documenti
• Dashboard e cruscotti statistici per operatori e responsabili Interfaccia con banche dati (es. Bureau Van Dijk per bilanci)
• Automazione notifiche via mail e PEC, con archiviazione automatica
• Generazione automatica di fatture, report e comunicazioni predefinite
• Caricamento massivo di documenti con smistamento intelligente
• Gestione multi-utente con ruoli e permessi differenziati

Domande e Risposte:

Il gestionale è utilizzabile anche da altri enti o consorzi?
Sì, la piattaforma è modulare e può essere adattata ad altri contesti simili.

Come vengono gestiti i dati sensibili?
Attraverso infrastruttura cloud sicura (AWS), backup ridondanti e protocolli di cifratura.

Gli operatori esterni (banche, consulenti) hanno accessi dedicati?
Sì, sono previsti profili differenziati e accessi profilati per ruolo.

È prevista formazione agli utenti?
Yayamedia ha affiancato COSVIG con sessioni di training ad ogni rilascio delle nuove funzionalità.

Retake, un’associazione di volontariato che si occupa del recupero di territori urbani degradati, ha commissionato alla Yayamedia lo sviluppo di una web-app personalizzata. Questa applicazione consente ai volontari  dell’associazione di gestire la creazione degli eventi, l’invio degli inviti a tutti i membri di un gruppo o di un’area specifica, la raccolta delle adesioni e la registrazione dei risultati ottenuti durante gli eventi, come per es. la quantità di rifiuti raccolti, le aree verdi recuperate o gli alberi piantati. Inoltre, la web-app svolge un ruolo cruciale nel certificare la presenza dei partecipanti agli eventi, al fine di attivare le coperture assicurative necessarie.

La sfida principale consisteva nella creazione di interfacce estremamente semplici e intuitive per consentire ai volontari di svolgere compiti complessi come la creazione di eventi. Inoltre, era importante sviluppare un software accessibile sia da smartphone (iOS e Android) che da desktop (Windows e MacOS), per consentire agli utenti di utilizzare il dispositivo preferito in base alle proprie esigenze operative. L’obiettivo finale era fornire un’esperienza utente fluida e uniforme, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, per facilitare la partecipazione attiva dei volontari e migliorare l’efficienza globale delle attività di Retake.