Informazioni strategiche aziendali:
Semplifichiamo la gestione

COSVIG riduce del 90% la mole di e-mail grazie alla gestione web delle pratiche.

Nel gennaio 2011 veniamo contattati per realizzare un'applicazione software su misura per la gestione delle pratiche di finanziamento del Consorzio Sviluppo delle Garanzie, organizzazione della Confesercenti. La sede centrale del Consorzio riceve richieste di finanziamento da tutta Italia; circa trecento pratiche a settimana da valutare con estrema attenzione per decidere se garantire i prestiti alle aziende che ne hanno fatto richiesta.

Ogni pratica genera decine di e-mail che rimbalzano tra sede centrale, sedi periferiche e le banche erogatrici dei prestiti garantiti dal fondo di Sviluppo di Medio Credito Centrale. La struttura è sotto pressione. La mole di e-mail e allegati sta raggiungendo livelli eccessivi causando confusione e stress.

Serve una soluzione in tempi rapidi. Il Consorzio ha bisogno di uno strumento flessibile e semplice da usare, pensato su misura, in grado di offrire a ogni membro del gruppo di lavoro il livello di informazioni che lo riguarda. Realizziamo il software gestionale COSVIG: per istruire e far progredire una pratica gli operatori accedono al gestionale e aggiungono nuovi dati. Nessun operatore ha bisogno di richiedere informazioni perché tutti i dati sono presenti nell'applicazione.

Nel febbraio 2011 il software gestionale viene presentato al Consiglio di Amministrazione. Oggi il direttore generale può monitorare l'andamento dell'attività aziendale con pochi semplici click, i suoi collaboratori preparano in poche ore le pratiche da presentare ogni settimana al comitato di valutazione. 

La mole di e-mail che entrano ogni giorno nelle caselle di dirigenti e operatori è stata ridotta del 90%.

Immagina di studiare con Yayamedia un software gestionale per ridurre e-mail, documenti word, pdf e fogli Excel attualmente impiegati per gestire ogni giorno la tua attività. Immagina di risparmiare a te e ai tuoi collaboratori l'inserimento degli stessi dati in posti diversi. Immagina di concentrarti solo sulle informazioni di sintesi che servono per la gestione della tua azienda. Quanto tempo si potrebbe complessivamente risparmiare? Quanto potrebbe essere più efficiente la tua azienda?

Il documento di progetto

Questo documento è stato prodotto dopo l'incontro del 16 Gennaio 2011 per fornire le linee guida ai programmatori coinvolti nello sviluppo. Il prodotto finito è andato in produzione on-line il 5 Maggio 2011.

La sfida

Offrire a tutti gli attori del processo (direzione, responsabili di progetto, collaboratori e amministrazione) uno strumento col quale interagire in modo facile e intuitivo. Nascondere agli utenti la complessità del workflow e delle informazioni gestite.

Vantaggi per gli utenti

• Gestione centralizzata: Tutti i dati vengono immessi in un unico contenitore;

• Semplicità di utilizzo: interfacce utente intuitive e immediate;

• Flessibilità di accesso: possibilità di inserire e visualizzare le informazioni in qualsiasi luogo. Oltre che dalla propria scrivania, anche quando si è in viaggio o sul campo; ???

• Collaborazione: ogni attore del processo collabora inserendo solo ed esclusivamente i dati di propria competenza (data entry distribuito), il sistema si preoccupa di elaborare e restituire le informazioni utili a ciascun utente.

Roadmap per lo sviluppo del progetto, delle funzioni e delle versioni successive

• Nella versione 1.0 il sistema gestirà la lavorazione delle pratiche di finanziamento. Il flusso di dati proveniente dalle banche sarà caricato nel sistema da operatori della sede centrale. Il sistema gestirà le pratiche di finanziamento, tutti i processi dalla loro apertura fino alla chiusura, all'erogazione dei finanziamenti, alla verifica dei rimborsi, al calcolo delle commissioni ed alle richieste di rinnovo.

• Una volta sviluppata la versione 1.0, sarà prodotta anche l'applicazione d'importazione dei dati presenti nell'archivio attuale.

• Nella versione 1.1 sarà inclusa un'interfaccia operativa per il monitoraggio e la gestione delle priorità e delle urgenze.

• Nella versione 1.2 sarà incluso un sistema per la generazione automatica di comunicazioni e-mail inoltrate ai diversi soggetti interessati e contenenti i dati relativi all'evolvere delle pratiche.

• Nella versione 1.3 sarà incluso un sistema che sia in grado di intercettare ed elaborare le mail in ingresso ed in uscita e provvedere alla creazione di code di prelavorazione dati per l'istruzione di nuove pratiche o per l'aggiornamento di pratiche già esistenti a sistema. L'automatismo si farà carico di trasferire la documentazione allegata alle e-mail nell'archivio storico documentale della singola pratica. L'interfaccia a disposizione dell'operatore consentirà di approvare singolarmente le associazioni proposte dal sistema.

• Nella versione 1.4 sarà incluso un automatismo per la generazione di Report in formato Excel da allegare alle comunicazioni di rendiconto che periodicamente vengono inoltrate alla banche. Questo automatismo sarà anche in grado di generare una coda di mail il cui inoltro potrà avvenire con un semplice click di autorizzazione da parte dell'operatore.

• Nella versione 1.5 sarà incluso un automatismo ad uso dell'amministrazione per la generazione di fatture precompilate e dei relativi allegati di dettaglio.

• Nella versione 1.6 sarà proposto un sistema di replicazione automatica presso la sede del cliente dell'intero archivio documentale contenente tutte le pratiche attive a sistema comprensive del relativo storico allegati.